Quando si lavora o si studia la gestione del tempo è una delle questioni più difficili da risolvere. Il problema peggiora quando le cose da fare sono tante e il tempo è poco. Gli esempi migliori sono i giorni in prossimità di un esame o quelli prima della consegna di un progetto importante.
La strategia che viene istintivo applicare è la più ovvia: se manca il tempo si cerca di lavorare il più possibile. Non sono rari i casi in cui si cerca di produrre anche quattro o cinque ore consecutive senza nessuna pausa o interruzione. Questa però non è la strategia migliore perchè il nostro cervello non è in grado di mantenere alta la concentrazione per un tempo così lungo e la conseguenza più ovvia è una maggiore facilità a distrarsi e l’incapacità di apprendere o produrre con qualità.
La tecnica del pomodoro è una tecnica di time-boxing sviluppata a partire dal 1996 da Francesco Cirillo e viene in aiuto suggerendo un metodo semplice ma efficace per gestire il tempo e produrre il più possibile. Il metodo parte dall’assunzione che l’unità di tempo non è più quella convenzionale (secondi, minuti, ore, etc…) ma una nuova unità un po’ esoterica: il pomodoro. Dura 25 minuti e ne prevede 3-5 di pausa al termine, viene raggruppato a gruppi di quattro e al termine di ogni gruppo è prevista una pausa di 15-30 minuti. A conti fatti sembra che il tempo a disposizione si riduca notevolmente con tutti i tempi di pausa introdotti e l’impressione è quelle di non riuscire a produrre quanto si vorrebbe.
L’esperienza invece sembra dimostrare come l’uso ripetuto di questa tecnica permetta di massimizzare la qualità del lavoro prodotto a fronte di una “perdita” di tempo davvero ridotta. E vantaggi non si fermano qui: monitorando il numero dei pomodori prodotti in una giornata si possono ottimizzare le quantità di tempo assegnata ad ogni occupazione, il conteggio dei pomodori prodotti da una persona o da un team per un determinato progetto permette di assegnare un valore, anche economico, al lavoro svolto, assegnando un numero intero di pomodoti (non esistono pomodori frazionari) ad una attività si è maggiormente disposti ad inserie attiità di riepilogo o riordino del lavoro svolto aiutanto, per esempio, nel ripasso degli argomenti studiati. Un sistema efficace per gestire le interruzioni e un sistema di auto-adattamento completano il metodo.
Ecco le regole principali:
- Un Pomodoro dura 25 minuti più 5 minuti di pausa.
- Ogni 4 Pomodori si fa una pausa di 15-30 minuti.
- Il Pomodoro è indivisibile. Non esistono i quarti o i mezzi Pomodori.
- Un Pomodoro iniziato deve squillare: Un Pomodoro interrotto definitivamente – ovvero senza gestione dell’interruzione – è da considerarsi nullo, mai caricato e non può essere segnato con la X; Se un’attività viene realizzata a Pomodoro iniziato, si prosegue rivedendo la stessa attività fino allo squillo del Pomodoro.
- Proteggere il Pomodoro. Informare efficacemente, negoziare velocemente la riprogrammazione dell’interruzione, richiamare nel tempo promesso chi ci ha interrotto.
- Se dura più di 5-7 Pomodori, spezzala. Attività complesse vanno spezzate in più attività.
- Se dura meno di 1 Pomodoro, aggregala. Attività semplici vanno aggregate. I risultati si ottengono Pomodoro dopo Pomodoro.
- Il Prossimo Pomodoro andrà meglio.
Tutte le informazioni e i dettagli si trovano sul sito http://www.tecnicadelpomodoro.it/ in cui sono raccolti sia il paper che descrive la tecnica sia il commenti degli utenti che ne fanno uso.
